Wer möglichst wirtschaftlich arbeiten und sich dabei eine Reputation als zuverlässiger Lieferant in der Elektro- oder Elektrotechnik-Branche erarbeiten will, muss die folgenden 9 Schritte durchlaufen.
Warum wir das so behaupten können?
Weil ein nicht unerheblicher Teil unserer Kunden bei Avista ERP in der Elektro-oder Elektrotechnik-Branche zuhause ist. Bei all diesen Kunden waren wir von Anfang an bei der Prozessgestaltung involviert.
Denn unser ERP System — jedes ERP System — ist nur ein Werkzeug.
Die Software kann nur mit dem arbeiten, was bereits existiert. Nur wenn man einen guten Prozess in Software gießt, kann die Software Ihre Produktivität auch zum Positiven verändern — und Ihren Arbeitsalltag und den Ihres Teams deutlich entspannter gestalten.
Ein erheblicher Fokus unserer Arbeit bei Avista ERP liegt dementsprechend auf der Prozessoptimierung und -gestaltung. Wie Sie dabei am besten vorgehen — das und mehr verraten wir Ihnen in den folgenden Zeilen.
Warum wir das so behaupten können?
Weil ein nicht unerheblicher Teil unserer Kunden bei Avista ERP in der Elektro-oder Elektrotechnik-Branche zuhause ist. Bei all diesen Kunden waren wir von Anfang an bei der Prozessgestaltung involviert.
Denn unser ERP System — jedes ERP System — ist nur ein Werkzeug.
Die Software kann nur mit dem arbeiten, was bereits existiert. Nur wenn man einen guten Prozess in Software gießt, kann die Software Ihre Produktivität auch zum Positiven verändern — und Ihren Arbeitsalltag und den Ihres Teams deutlich entspannter gestalten.
Ein erheblicher Fokus unserer Arbeit bei Avista ERP liegt dementsprechend auf der Prozessoptimierung und -gestaltung. Wie Sie dabei am besten vorgehen — das und mehr verraten wir Ihnen in den folgenden Zeilen.
Schritt #1: Stammdaten-Qualität sicherstellen
Eine hohe Stammdaten Qualität ist immer der Ausgangspunkt für alle Überlegungen. Ihre Stammdaten sind die Daten, die später weiterverarbeitet und die Grundlage für dutzende Folgeprozesse bilden.
Nicht nur sollten Produktstammdaten, wie Produkt-ID oder das Gewicht hier berücksichtigt werden. Auch Zolltarif- und Warennummern sollten in den Stammdaten enthalten sein. Ebenso, wie Kontierungsrichtlinien, Beschaffungszeiten, die Dispositionsart und allerlei Fertigungsdaten.
Wichtig ist an dieser Stelle einerseits, welche Daten in den Stammdaten abgebildet werden müssen. Entscheidend für den weiteren Verlauf ist auch, nach welchen Richtlinien diese Stammdaten (zukünftig) benannt werden.
Denn Sie können sich das Chaos vorstellen, das entsteht, wenn ein Artikel von Mitarbeiter A bereits angelegt ist, Mitarbeiter B diesen jedoch erneut anlegt und diesen zur Weiterverarbeitung (Fertigung, Einkauf, Buchhaltung) nutzt.
Wie Sie dieses Problem umgehen, zeigen wir Ihnen noch.
Da das Thema Stammdaten durchaus umfangreich ist und gleichzeitig den Startschuss für Ihre Produktivität und Ihren Ruf als zuverlässiger Dienstleister bildet, widmen wir uns dem Thema in diesem Artikel ausführlich.
Nicht nur sollten Produktstammdaten, wie Produkt-ID oder das Gewicht hier berücksichtigt werden. Auch Zolltarif- und Warennummern sollten in den Stammdaten enthalten sein. Ebenso, wie Kontierungsrichtlinien, Beschaffungszeiten, die Dispositionsart und allerlei Fertigungsdaten.
Wichtig ist an dieser Stelle einerseits, welche Daten in den Stammdaten abgebildet werden müssen. Entscheidend für den weiteren Verlauf ist auch, nach welchen Richtlinien diese Stammdaten (zukünftig) benannt werden.
Denn Sie können sich das Chaos vorstellen, das entsteht, wenn ein Artikel von Mitarbeiter A bereits angelegt ist, Mitarbeiter B diesen jedoch erneut anlegt und diesen zur Weiterverarbeitung (Fertigung, Einkauf, Buchhaltung) nutzt.
Wie Sie dieses Problem umgehen, zeigen wir Ihnen noch.
Da das Thema Stammdaten durchaus umfangreich ist und gleichzeitig den Startschuss für Ihre Produktivität und Ihren Ruf als zuverlässiger Dienstleister bildet, widmen wir uns dem Thema in diesem Artikel ausführlich.
Schritt #2: Bewegungsdaten-Qualität sicherstellen
Gute Stammdaten sind der Schlüssel für gute Bewegungsdaten. Wenn keine guten Daten im System sind, kann man diese auch nicht vernünftig weiterverarbeiten. So weit, so logisch. Spannend wird es bei Schritt 3, denn dieser wird in vielen Fällen übersehen.
Schritt #3: Stamm- und Bewegungsdaten-Qualität erhalten
Ein großer Teil unserer Arbeit bei der Prozessoptimierung dreht sich um das Erhalten der eingangs hergestellten Stamm- und Bewegungsdaten-Qualität.
Denn eine hohe Stammdaten-Qualität ist kein einmaliger Zustand, es ist ein Prozess. Stammdaten sind zudem nicht statisch. Die meisten Stammdaten aktualisieren sich regelmäßig. So, wie ein gebügeltes Hemd nach der Wäsche wieder ungebügelt ist, wiederholen sich auch die meisten Geschäftsprozesse.
Neue Preise werden aus einem Hersteller-Katalog geladen oder die Wiederbeschaffungszeiten sind nun nicht mehr bei 7, sondern bei 9 Tagen. 2 Beispiele, die mehr als nur einmal im Alltag der Elektro-und Elektrotechnikbranche vorkommen.
Um Stamm- und Bewegungsdaten aktuell zu halten, gibt es unterschiedliche Lösungen:
Mithilfe von Eingabe- und Bezeichnungsrichtlinien im ERP System gehen Sie sicher, dass keine falschen Daten, beziehungsweise Daten mit falschen Bezeichnungen im System landen. Das ist wichtig, denn so vermeiden Sie Missverständnisse und aufwendige Aufräumarbeiten.
Eine weitere Möglichkeit sind Vorschaltmasken für neue Richtlinien. Hierdurch gehen Sie sicher, dass Stammdaten (nach zuvor erfolgter Bereinigung) auch neu optimal bezeichnet werden. Eine solche Maske sorgt für einen immer gleichen Aufbau Ihrer Artikel und deren Bezeichnungen.
Denn eine hohe Stammdaten-Qualität ist kein einmaliger Zustand, es ist ein Prozess. Stammdaten sind zudem nicht statisch. Die meisten Stammdaten aktualisieren sich regelmäßig. So, wie ein gebügeltes Hemd nach der Wäsche wieder ungebügelt ist, wiederholen sich auch die meisten Geschäftsprozesse.
Neue Preise werden aus einem Hersteller-Katalog geladen oder die Wiederbeschaffungszeiten sind nun nicht mehr bei 7, sondern bei 9 Tagen. 2 Beispiele, die mehr als nur einmal im Alltag der Elektro-und Elektrotechnikbranche vorkommen.
Um Stamm- und Bewegungsdaten aktuell zu halten, gibt es unterschiedliche Lösungen:
Mithilfe von Eingabe- und Bezeichnungsrichtlinien im ERP System gehen Sie sicher, dass keine falschen Daten, beziehungsweise Daten mit falschen Bezeichnungen im System landen. Das ist wichtig, denn so vermeiden Sie Missverständnisse und aufwendige Aufräumarbeiten.
Eine weitere Möglichkeit sind Vorschaltmasken für neue Richtlinien. Hierdurch gehen Sie sicher, dass Stammdaten (nach zuvor erfolgter Bereinigung) auch neu optimal bezeichnet werden. Eine solche Maske sorgt für einen immer gleichen Aufbau Ihrer Artikel und deren Bezeichnungen.
Schritt #4: Interne Schnittstellen
Bei der Optimierung von Prozessen starten wir zunächst mit den internen Schnittstellen. Denn zunächst müssen die internen Prozesse reibungslos funktionieren. Erst dann machen Schnittstellen zu externen Systemen Sinn. Interne Schnittstellen binden die Systeme an Ihr ERP System an, die im ERP selbst nicht (in dieser Tiefe) abgebildet werden können.
Diese umfassen CAD-, QM-, Personalzeiterfassung- und Lohnabrechnungs-Systeme. In den meisten Unternehmen, die wir betreuen, ist es nicht ausreichend, dass das ERP-System "Bescheid weiß", wenn im CAD System ein neuer Artikel oder eine neue Stückliste angelegt wird. Hierzu bedarf es interne Schnittstellen.
Diese umfassen CAD-, QM-, Personalzeiterfassung- und Lohnabrechnungs-Systeme. In den meisten Unternehmen, die wir betreuen, ist es nicht ausreichend, dass das ERP-System "Bescheid weiß", wenn im CAD System ein neuer Artikel oder eine neue Stückliste angelegt wird. Hierzu bedarf es interne Schnittstellen.
Schritt #5: Externe Schnittstellen
In Avista ERP können Sie, sofern Sie die richtigen Schnittstellen haben, eine Zollanmeldung auslösen, UPS, DHL oder andere Systeme anbinden.
Was an dieser Stelle für Sie Sinn macht, erörtern wir mit Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungstermin. Klicken Sie dazu hier und nennen Sie uns zwei mögliche Termine.
Wichtig ist in erster Linie, dass Sie Daten nicht doppelt erfassen müssen. Wer einen Webshop betreibt, sollte Artikel, Bestellungen und andere Kundendaten nicht an 2 Orten gleichzeitig pflegen müssen. Die Nutzung mehrerer Systeme lässt sich, wie in diesem Beispiel, in der Regel nicht vermeiden. Sofern Sie diese jedoch aus einem System heraus steuern können, sparen Sie enorm Zeit und Nerven.
Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Was an dieser Stelle für Sie Sinn macht, erörtern wir mit Ihnen gerne in einem unverbindlichen Beratungstermin. Klicken Sie dazu hier und nennen Sie uns zwei mögliche Termine.
Wichtig ist in erster Linie, dass Sie Daten nicht doppelt erfassen müssen. Wer einen Webshop betreibt, sollte Artikel, Bestellungen und andere Kundendaten nicht an 2 Orten gleichzeitig pflegen müssen. Die Nutzung mehrerer Systeme lässt sich, wie in diesem Beispiel, in der Regel nicht vermeiden. Sofern Sie diese jedoch aus einem System heraus steuern können, sparen Sie enorm Zeit und Nerven.
Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Schritt #6: Automatismen einführen
An dieser Stelle haben Sie Ihre Prozesse weitestgehend standardisiert. Stammdaten haben klare Benennungsrichtlinien und werden sinnvoll für alle weiteren Vorgänge gepflegt. Zudem gehen Sie sicher, dass interne und externe Systeme an Ihr ERP System angeschlossen sind und eine doppelte Datenpflege damit entfällt.
Nun ist es Zeit, diese Datenpflege einmal genauer unter die Lupe zu nehmen und damit sicherzugehen, dass nichts, was nicht wirklich manuell gemacht werden muss, manuell gemacht wird.
Fehlende Automatismen resultieren aus fehlendenden Standard-Prozessen. Diese sind einer der Hauptgründe für mangelnde Produktivität und Fehler, die später aufwendig und teuer wieder ausgebügelt werden müssen.
Ohne Standard-Prozesse fehlen auch essentielle KPIs und damit eine Datengrundlage für viele Entscheidungen.
In unserem Systemlandschafts-Test können Sie testen, wie zukunftsfähig Ihre derzeitige Systemlandschaft wirklich ist. Eine Frage, die wir dabei stellen, ist die Frage nach der Datengrundlage für Entscheidungen: Haben Sie alle KPIs auf einen Blick oder müssen KPIs aus mehreren Systemen zusammengesammelt werden?
Die Mehrheit derer, die diesen Test bei uns durchführen (das ist der Link, wenn auch Sie Ihr jetziges System testen möchten), haben diese Übersicht nicht.
Wäre es nicht ideal, alle relevanten KPIs auf einen Blick zu haben, weil alle Prozesse zunächst standardisiert und später automatisiert sind?
Nun ist es Zeit, diese Datenpflege einmal genauer unter die Lupe zu nehmen und damit sicherzugehen, dass nichts, was nicht wirklich manuell gemacht werden muss, manuell gemacht wird.
Fehlende Automatismen resultieren aus fehlendenden Standard-Prozessen. Diese sind einer der Hauptgründe für mangelnde Produktivität und Fehler, die später aufwendig und teuer wieder ausgebügelt werden müssen.
Ohne Standard-Prozesse fehlen auch essentielle KPIs und damit eine Datengrundlage für viele Entscheidungen.
In unserem Systemlandschafts-Test können Sie testen, wie zukunftsfähig Ihre derzeitige Systemlandschaft wirklich ist. Eine Frage, die wir dabei stellen, ist die Frage nach der Datengrundlage für Entscheidungen: Haben Sie alle KPIs auf einen Blick oder müssen KPIs aus mehreren Systemen zusammengesammelt werden?
Die Mehrheit derer, die diesen Test bei uns durchführen (das ist der Link, wenn auch Sie Ihr jetziges System testen möchten), haben diese Übersicht nicht.
Wäre es nicht ideal, alle relevanten KPIs auf einen Blick zu haben, weil alle Prozesse zunächst standardisiert und später automatisiert sind?
Schritt #7: Ausnahmeprüfungen
"Das klingt gut, aber was ist mit Ausnahmefällen?"
So kann man mit einem guten ERP System, wie Avista ERP, Ausnahmeprüfungen einbauen oder eine manuelle Freigabe voraussetzen. Beides lässt sich auch in Kombination in einen Prozess einbauen.
So kann beispielsweise eingestellt werden, dass in manchen, eher Risiko-armen Fällen alles automatisiert abläuft und in anderen Fällen eine manuelle Prüfung erfolgen muss. Beispiele hierfür sind bestimmte Geldbeträge (z.B. bei Rechnungen). Unter 500€ läuft alles automatisiert, über 500€ muss eine manuelle Prüfung stattfinden.
Etwas Ähnliches kann im Einkauf genutzt werden. Ist Jemand beispielsweise dabei, das 3- oder 4-fache des seither bestellten Volumens zu bestellen, erfolgt eine Freigabe.
So kann man mit einem guten ERP System, wie Avista ERP, Ausnahmeprüfungen einbauen oder eine manuelle Freigabe voraussetzen. Beides lässt sich auch in Kombination in einen Prozess einbauen.
So kann beispielsweise eingestellt werden, dass in manchen, eher Risiko-armen Fällen alles automatisiert abläuft und in anderen Fällen eine manuelle Prüfung erfolgen muss. Beispiele hierfür sind bestimmte Geldbeträge (z.B. bei Rechnungen). Unter 500€ läuft alles automatisiert, über 500€ muss eine manuelle Prüfung stattfinden.
Etwas Ähnliches kann im Einkauf genutzt werden. Ist Jemand beispielsweise dabei, das 3- oder 4-fache des seither bestellten Volumens zu bestellen, erfolgt eine Freigabe.
Schritt #8: Geschwindigkeit
Schritt 8 baut auf Schritt 7 auf. Hier geht es darum, die neu eingeführten Prozesse zu optimieren und damit zu beschleunigen.
In der Arbeit mit den neuen Prozessen stellt sich heraus, wo weiteres Optimierungspotential liegt und, was weiter verbessert werden kann, um das Ziel von schnellerer, produktiverer und damit wirtschaftlicher Arbeit inklusive Wettbewerbsvorteil zu erreichen.
In der Arbeit mit den neuen Prozessen stellt sich heraus, wo weiteres Optimierungspotential liegt und, was weiter verbessert werden kann, um das Ziel von schnellerer, produktiverer und damit wirtschaftlicher Arbeit inklusive Wettbewerbsvorteil zu erreichen.
Schritt #9: Kennzahlen getriebene Steuerung
Wenn Sie die hier beschriebenen Schritte durchlaufen, kommen Sie früher oder später bei Schritt 9 an: Einer Kennzahlen-getriebenen Steuerung Ihrer wichtigsten Prozesse.
