Der folgende Fachbeitrag stammt aus dem Industrieanzeiger. Anhand unseres Kunden, der BeeWaTec Gruppe, zeigt dieser, wie sich auch internationale Standorte mit avista.ERP® optimal betreuen, organisieren und optimieren lassen.
Auf was es bei der Ausweitung einer ERP Software, wie Avista, auf internationale Standorte ankommt — das und mehr lernen Sie im folgenden Artikel.
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Beim Einsatz einer Ressourcenplanungssoftware war der Beewatec-Gruppe wichtig, dass diese in allen internationalen Ländergesellschaften eingesetzt werden kann. Mit dem ERP System von Avista ist das möglich.
Die Beewatec-Gruppe stellt Lagertechnik-Betriebseinrichtungen, Arbeitsplatz- und Laborsysteme sowie fahrerlose Transportsysteme her. Um Kunden auch an den internationalen Standorten optimal zu betreuen, setzt das Unternehmen eine Ressourcenplanungssoftware (ERP) von Avista ein. Mit dem „avista.ERP“-System erzielte der Hersteller durch gemeinsam genutzte Stammdaten und automatisierte Prozesse Einsparungen.
„Wir sind in der Zusammenarbeit sowie dem Support und Service mit Avista immer sehr zufrieden. Insbesondere hervorzuheben sind die individuellen Lösungsansätze bei der Internationalisierung unserer Firmengruppe sowie der gute persönliche Kontakt“, resümiert Hans-Peter Walter, geschäftsführender Gesellschafter von Beewatec.
Bei der Ausweitung der Software auf alle internationalen Standorte, gibt es jedoch wesentlich Punkte im Vorfeld zu beachten.
Technische Umsetzungen
Wenn mehrere Standorte vorhanden sind, muss geklärt werden, ob mit einer zentralen Datenbank (Rechenzentrum Inhouse, gehosted oder als Cloud-Lösung) oder mit einer dezentralen Datenhaltung gearbeitet werden soll. Bei Beewatec hat man sich für eine zentrale Inhouse - Lösung am Standort Pfullingen entschieden.
Stammdaten
Jede rechtlich eigenständige Gesellschaft wird als eigener Mandant mit einem oder mehreren Standorten geführt. Kunden- und Lieferantenstammsätze können mehreren Mandanten zugeordnet werden. Jeder Artikelstammsatz kann für jeden Mandanten freigeschaltet werden. Spezielle Sichten können Mandanten- und Standortspezifisch gepflegt werden. Das verbessert die Stammdatenpflege und -qualität.
Sprachen und Formate
In einer internationalen Firmengruppe ist eine gemeinsame Sprache für die Kommunikation und die Bedienung der ERP-Software sinnvoll, damit Dokumentationen und Anwendersupport möglichst einfach bleiben. Der Anwender hat sich hier neben Deutsch als zusätzliche Benutzersprache für Englisch entschieden.
Alle Produktbezeichnungen im Artikelstammsatz und die Belege von der Bestellung bis zur Rechnung müssen in vielen Fällen in weiteren Sprachen vorgehalten werden – auch hier gilt, dass nur die unbedingt notwendigen Sprachen unterstützt werden sollen, um den Aufwand für die Stammdatenpflege im Rahmen zu halten. Vielfach sind in Belegen spezielle Formate zu berücksichtigen, wie zum Beispiel im Schweizer Briefkopf das Adressfeld auf der rechten Seite.
Steuerrecht
Im internationalen Einsatz treten Intercompany-Lieferungen innerhalb der EU und mit Drittländern (zum Beispiel Schweiz) auf. Ebenso müssen Besonderheiten bei grenzüberschreitenden Strecken- und Dreiecksgeschäften berücksichtigt werden. Auch kommt es vor, dass dasselbe Produkt im einen Land dem vollen Mehrwertsteuersatz und im anderen Land dem ermäßigten Steuersatz unterliegt.
Damit alle besonderen nationalen Bedingungen bei der Modellierung der Geschäftsprozesse korrekt berücksichtigt werden und auch für alle beteiligten Unternehmen steuerlich korrekte Verrechnungssätze angewendet werden, sollten frühzeitig fachkundige Steuerberater hinzugezogen werden.
Automatisierung der Prozesse
Intercompany-Geschäfte und Streckengeschäfte sind optimal geeignet, um Prozesse zu automatisieren. Zum Beispiel kann die Bestellung einer ausländischen Vertriebstochter in einem Auftrag in Deutschland verarbeitet werden. Um speziellen Anforderungen gerecht zu werden, wurde bei Beewatec das ERP-System konfiguriert und releasefähig individualisiert.
Dazu wurden aktuelle Prozesse angepasst und organisatorische Veränderungen durchgeführt. Für die internationale Zusammenarbeit müssen geschulte Projektmanager an Bord sein und die Anwender vor Ort ausreichend geschult werden.
Kosten
Übertragbare Standards und Templates als Basis können die Kosten für internationale ERP Projekte deutlich reduzieren. Gemeinsam nutzbare Stammdaten und Belege, die mandantenübergreifend einsetzbar sind, führen zu erheblichen Einsparungen. Individuelle Lösungen zur Prozessautomatisierung müssen immer unter dem Kosten-Nutzen-Aspekt bewertet werden.
