Laut einer ABBYY-Studie verbringt ein durchschnittlicher Mitarbeiter in Deutschland bis zu 25 % seiner Arbeitszeit mit dem Suchen, Ablegen und Zusammenstellen von Dokumenten.
Jede Woche.
Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 10 Stunden — ein kompletter Arbeitstag plus Überstunden.
Ein kompletter Arbeitstag, der nicht in Wertschöpfung fließt, sondern in Ordnerstrukturen, Netzlaufwerken und Outlook-Postfächern versickert.
Mit über 250 erfolgreichen ERP-Installationen seit den Neunzigern sehen wir bei avista.ERP® genau dieses Muster regelmäßig.
Der folgende Beitrag zeigt, wo die Zeit tatsächlich verloren geht — und wie Sie diese zurückholen.
Jede Woche.
Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 10 Stunden — ein kompletter Arbeitstag plus Überstunden.
Ein kompletter Arbeitstag, der nicht in Wertschöpfung fließt, sondern in Ordnerstrukturen, Netzlaufwerken und Outlook-Postfächern versickert.
Mit über 250 erfolgreichen ERP-Installationen seit den Neunzigern sehen wir bei avista.ERP® genau dieses Muster regelmäßig.
Der folgende Beitrag zeigt, wo die Zeit tatsächlich verloren geht — und wie Sie diese zurückholen.
Wo die Zeit verloren geht: 5 typische Dokumenten-Fallen im Mittelstand
Die wenigsten Unternehmen haben ein einzelnes großes Dokumentenproblem. Es sind viele kleine Fallen, die sich addieren:
Zwischen Eingang und Buchung vergehen Tage — manchmal Wochen.
Ohne zentralen Zugriff auf Dokumente scheitert hybrides Arbeiten an analogen Prozessen.
Jede dieser Fallen kostet einzeln betrachtet wenige Minuten. In Summe ergibt sich der Zeitverlust, den die ABBYY-Studie beschreibt.
1. Dokumente liegen verstreut auf lokalen Rechnern, Netzlaufwerken und in E-Mail-Postfächern.
Jeder Mitarbeiter speichert anders. Wer ein bestimmtes Angebot sucht, klickt sich durch Ordner, fragt Kollegen oder durchsucht den Posteingang.2. Freigabeprozesse laufen über E-Mail, Papier oder WhatsApp.
Eine Eingangsrechnung kommt per Mail, wird ausgedruckt, auf den Schreibtisch gelegt, irgendwann unterschrieben, wieder eingescannt und am Ende manuell im System erfasst.3. Versionschaos bei wichtigen Dokumenten.
Vertrag_v2_final_NEU.docx — kennen Sie das?4. Kein Zugriff von unterwegs.
Der Laptop ist dabei, die Akte liegt im Büro. Besprechungen spontan remote führen? Einen Auftrag vom Hotel oder während der Bahnfahrt aus fertigstellen?5. Keine Verbindung zwischen Dokumenten und Geschäftsprozessen.
Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen existieren als einzelne Dateien — ohne Verknüpfung zum zugehörigen Vorgang im ERP-System. Jede Zuordnung passiert manuell.Was eine DMS Software im Unternehmen konkret verändert
Ein Dokumentenmanagementsystem — richtig in die bestehende Systemlandschaft integriert — löst die genannten Probleme an der Wurzel.
Entscheidend ist dabei: Das DMS arbeitet nicht als weitere Insellösung neben dem ERP, sondern ist direkt darin eingebettet.
In avista.ERP® ist das DMS-Modul vollständig integriert.
Alle relevanten Dokumente sind automatisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet — der Eingangsrechnung, der Bestellung, dem Kundenauftrag. Manuelles Ablegen und Zuordnen entfällt.
Ein konkretes Beispiel aus dem Bereich der Eingangsrechnungen:
Die Rechnung kommt per E-Mail. Das System erkennt sie automatisch, liest Rechnungsnummer, Kreditorendaten und Betrag aus und stellt diese Informationen dem ERP zur Verfügung.
Kein Drucken, kein digitaler Prüfstempel, kein Versenden mit der Hauspost.
Sie möchten sehen, wie das in der Praxis aussieht?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an hallo@avista-erp.de und nennen Sie uns zwei mögliche Termine für eine 30-minütige unverbindliche Demo.
Entscheidend ist dabei: Das DMS arbeitet nicht als weitere Insellösung neben dem ERP, sondern ist direkt darin eingebettet.
In avista.ERP® ist das DMS-Modul vollständig integriert.
Alle relevanten Dokumente sind automatisch dem jeweiligen Vorgang zugeordnet — der Eingangsrechnung, der Bestellung, dem Kundenauftrag. Manuelles Ablegen und Zuordnen entfällt.
Ein konkretes Beispiel aus dem Bereich der Eingangsrechnungen:
Die Rechnung kommt per E-Mail. Das System erkennt sie automatisch, liest Rechnungsnummer, Kreditorendaten und Betrag aus und stellt diese Informationen dem ERP zur Verfügung.
Kein Drucken, kein digitaler Prüfstempel, kein Versenden mit der Hauspost.
Sie möchten sehen, wie das in der Praxis aussieht?
Schreiben Sie uns eine E-Mail an hallo@avista-erp.de und nennen Sie uns zwei mögliche Termine für eine 30-minütige unverbindliche Demo.
Skonto sichern: Warum schnelle Freigaben bares Geld wert sind
Rechnungen liegen auf Schreibtischen. Oder in E-Mails, die noch nicht gelesen wurden.
Der Freigabeprozess zieht sich — und die Skontofrist läuft ab.
Bei einem jährlichen Einkaufsvolumen von 2 Mio. EUR und 2 % Skonto sind das 40.000 EUR Ersparnis, die auf dem Tisch liegen.
Selbst wenn Sie nur die Hälfte davon retten, fließen 20.000 EUR pro Jahr direkt in Ihren Ertrag – und die Investition in das DMS System ist nur darüber schnell amortisiert.
Ein digitaler Freigabeworkflow stellt sicher, dass Rechnungen sofort beim richtigen Prüfer landen.
Ein Ampelsystem zeigt den aktuellen Status.
Automatische E-Mail-Erinnerungen oder ein Eskalationsprozess im Workflow greifen, bevor Fristen ablaufen.
Der Sachbearbeiter im ERP sieht auf einen Blick, welche Rechnungen freigegeben sind und welche noch warten.
Die Eingangsrechnungsprüfung und das Skonto ist das eine, aber nicht alles.
Bei der Bearbeitung von Lieferantenauftragsbestätigungen fällt auf, wenn der Lieferant einen anderen Preis bestätigt als bestellt wurde. Dann muss das sofort korrigiert werden — sonst stimmen weder der Bestandswert noch die spätere Rechnungsprüfung.
Auch hierfür ist ein digitaler Workflow im DMS System eine große Hilfe in der Bearbeitung im Team.
Schneller reagieren im Vertrieb und Kundenservice
Die Anwendungsfälle einer integrierten DMS Software für Ihr Unternehmen ziehen sich durch alle Abteilungen und Bereiche.
Stellen Sie sich vor, ein Kunde fragt nach einem Angebot.
Das Dokument liegt nun im falschen Ordner.
Die Freigabe fehlt. Informationen sind über 3 Systeme verteilt. Die Bearbeitung dauert lange oder bleibt im schlimmsten Fall tagelang liegen.
Schnelligkeit im Vertrieb signalisiert oft Zuverlässigkeit.
Und Schnelligkeit im Vertrieb entsteht durch klare Strukturen. Ein DMS löst das folgendermaßen:
Ohne die Artikelnummer zu merken, ohne ein zweites Fenster zu öffnen, ohne manuell zu suchen.
- Zentrale Ablage: Alle Dokumente an einem Ort, per Volltextsuche durchsuchbar
- Aktuelle Versionen: Keine doppelten oder veralteten Dateien
- Direkter Zugriff: Auch im Kundentermin, im Homeoffice oder unterwegs über die Avista ERP App
- Automatische Freigaben: Definierte Workflows statt Zettelwirtschaft
Was sich rechnet: Die DMS-Einführung in Zahlen
Kunden von uns konnten dank solcher zeitsparenden Funktionen in Avista ERP ihr Geschäft um über 50 Prozent ausweiten — ohne neue Mitarbeiter in der Verwaltung einzustellen.
Grund dafür: Die beschriebenen Skontoersparnisse, die vermiedenen Fehler durch automatische Datenübernahme und die gewonnene Zeit im Vertrieb.
Die bestehenden Mitarbeiter verbringen ihre Zeit mit wertschöpfenden Tätigkeiten statt mit Suchen, Ablegen und Abtippen.
Grund dafür: Die beschriebenen Skontoersparnisse, die vermiedenen Fehler durch automatische Datenübernahme und die gewonnene Zeit im Vertrieb.
Die bestehenden Mitarbeiter verbringen ihre Zeit mit wertschöpfenden Tätigkeiten statt mit Suchen, Ablegen und Abtippen.
Wie Sie den Einstieg gestalten
Der wichtigste Schritt: Fangen Sie nicht beim DMS allein an.
Ein Dokumentenmanagementsystem entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn es direkt in Ihr ERP-System integriert ist — nicht als weitere Insellösung daneben.
In avista.ERP® ist das DMS-Modul ein fester Bestandteil der Gesamtlösung.
Es arbeitet nahtlos mit den Modulen für Einkauf, Vertrieb, Finanzen und Produktion zusammen.
Dokumente werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet. Und wenn Sie heute noch kein DMS einsetzen, können Sie das Modul jederzeit nachlizenzieren — es fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Avista-Umgebung ein.
Sie möchten herausfinden, wie viel Zeit und Geld Ihr Unternehmen durch digitale Dokumentenprozesse einsparen kann?
Ein Berater von Avista wirft gerne einen Blick auf Ihre jetzige Situation und deckt Potenziale auf. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
Ein Dokumentenmanagementsystem entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn es direkt in Ihr ERP-System integriert ist — nicht als weitere Insellösung daneben.
In avista.ERP® ist das DMS-Modul ein fester Bestandteil der Gesamtlösung.
Es arbeitet nahtlos mit den Modulen für Einkauf, Vertrieb, Finanzen und Produktion zusammen.
Dokumente werden automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet. Und wenn Sie heute noch kein DMS einsetzen, können Sie das Modul jederzeit nachlizenzieren — es fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Avista-Umgebung ein.
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Ein Berater von Avista wirft gerne einen Blick auf Ihre jetzige Situation und deckt Potenziale auf. Unverbindlich und ohne Verkaufsdruck.
