ELO Enterprise-Content-Management ECM


Alle Dokumente auf einen Blick – mit dem Enterprise-Content-Management (ECM) von ELO

Mit avista.ERP® und ELO ECM Ihre Geschäftsprozesse optimieren und damit administrative Kosten senken!


Unabhängig davon, ob Sie ein sicheres und flexibles ERP-System mit einer anpassungsfähigen ECM-Lösung für ein Kleinstunternehmen mit nur wenigen Mitarbeitern oder für ein mittelständisches Unternehmen mit bis zu hundert Arbeitsplätzen suchen, mit avista.ERP® und ELO erhalten Sie eine zukunftsorientierte Business Software für all Ihre kaufmännischen Prozesse und ein elektronisches Archiv, in der die unterschiedlichsten Dokumentenarten in einer einheitlichen Ablagestruktur zusammengeführt werden.

Neben einem effektiven CRM Modul mit allen relevanten Informationen zu Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten, bieten wir Ihnen mit unserem Partner ELO ein zukunftssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS), das all Ihre Informationen, Dokumente und Verträge in einem elektronischen Archiv rechtskonform ablegt und strukturiert verwaltet. So ermöglichen wir Ihnen die zentrale und schnelle Verfügbarkeit aller relevanten Informationen. Mit einer abteilungsübergreifenden bzw. unternehmensweiten Abbildung Ihrer Geschäftsprozesse, steigern Sie die Effizienz und schaffen gleichzeitig ein unternehmensweit angelegtes Wissensmanagement zur Sicherung der Zukunft Ihres Unternehmens!

Die ELO ECM-Lösungen sind intuitiv zu bedienen, äußerst benutzerfreundlich und mit einer durchgängigen Vorgangsbearbeitung bereits im Standard mit einem leistungsstarken Workflow, E-Mail Archivierung, MS-Office-Integration, digitaler Signatur und Scanning ausgestattet – egal welche Plattform Sie im Front- und Back-End nutzen.


Einfacher, flexibler und schneller mit einem strukturierten Dokumentenmanagement

Lochen, heften, ablegen – alles Verwaltungsaufgaben, die Dank der Digitalisierung der Vergangenheit angehören. Allerdings nimmt nun die Datenflut ständig zu, egal ob es sich um papierhafte Dokumente, digitale Unterlagen, E-Mails, technische Zeichnungen oder ERP Belege handelt. Eine effektive Verwaltung der Daten und ein effizienter Informationsaustausch ist dabei mit konventionellen Ordnern an unterschiedlichen Standorten, E-Mail-Postfächern oder unübersichtlichen Fileserverstrukturen kaum mehr möglich.

Mit der ELO ECM-Lösung bringen Sie die notwendige Ordnung und Struktur in den Arbeitsalltag – und je nach Konfiguration gelangen all Ihre relevanten Informationen per Knopfdruck oder auch automatisiert in das zentrale ELO ECM-Archiv.

Sie können rechtssicher Informationen ablegen, diese jederzeit standortübergreifend bereitstellen und sorgen so für effiziente und transparente Unternehmensprozesse. Dank des Multi-Client-Konzepts und der Integrationstiefe, die über die ELO ECM-Funktionalitäten bereitgestellt wird, können Sie direkt aus avista.ERP® agieren. Die Produktivität Ihrer Anwender erhöht sich so um ein Vielfaches.

Mit der Funktionalität Print & Archive können Sie Belege und Dokumente, die gedruckt oder als PDF erzeugt werden automatisch archivieren und ablegen. Zudem haben Sie die Möglichkeit sich mit ELO Click & Find aus jeder Fachapplikation heraus per Klick z.B. auf die Auftragsnummer / Rechnungsnummer alle für den Vorgang im ELO ECM-Archiv verfügbaren Dokumente automatisch anzuzeigen.


Mit modernen Workflows Prozesse optimal steuern

Bereits im Standard erhalten Sie mit ELOprofessional ein leistungsstarkes Workflow-Modul. Damit ist der Grundstein gelegt, gegebene Arbeitsprozesse schneller und effektiver zu organisieren und abzuwickeln. Mit Hilfe eines integrierten grafischen Designers definieren Sie sehr schnell und einfach Ihre vorhandenen Arbeitsabläufe digital und mit dem Formulardesigner schaffen Sie vorgangsbezogene Formulare.  Mittels diesen Vorlagen stehen Ihnen dann alle zur Verarbeitung gültigen Informationen z.B. für nachgelagerte Systeme wie Beschaffung und Personalwesen zur Verfügung. Der ELO AS (Automation Services) ermöglicht Ihnen, für jeden Geschäftsprozess serverbasierte Verarbeitungsregeln aus der zu Grunde liegende Business-Logik festzulegen.

Besonders hilfreich ist dies z.B. bei der Rechnungseingangsbearbeitung, denn alle eigehenden Belege und Rechnungen werden automatisiert erfasst, entsprechend klassifiziert und an die richtigen Bearbeiter zur Freigabe weitergeleitet. Damit steigt Ihre Prozess- und Datenqualität bei gleichzeitiger Reduktion Ihrer Durchlaufzeiten, Skonto- sowie Liquiditätseinbußen entfallen und Sie reduzieren Ihre Vorgangskosten enorm.

Somit sind Sie in der Lage, Ihre Geschäftsprozesse mit diesen Workflow Funktionalitäten auch im Zusammenspiel mit individuellen Scriptingmöglich­keiten digital und automatisiert bereitzustellen. Die nötige Transparenz und den Überblick behalten Sie durch das grafische Monitoring und Reporting. Und sollte irgendwo ein wichtiger Vorgang ins Stocken geraten, so können Sie sich auf Wunsch auch alarmieren lassen!

ELO Highlights

  • Einfaches Berechtigungskonzept
  • Intuitive Bedienerführung
  • Abbildung komplexer Aufbau-/Matrixorganisationen
  • Übersichtliches Monitoring durch grafischen Designer
  • Filter- und Listendarstellungen
  • Strukturierte Prozesskontrolle
  • Vergrößerter Workflow-Aktionsradius bei unerwarteten Ereignissen
  • Versionierung von Workflow-Abläufen für mehr Datensicherheit

Alles im Blick mit einer strukturierten E-Mail-Archivierung

Auch wenn die E-Mail-Flut stetig zunimmt und eine Vielzahl an geschäftskritischen Informationen über dieses Kommunikationsmittel ausgetauscht werden, ist es dennoch möglich dieser Datenflut Herr zu werden. Dabei bieten die serverbasierten E-Mail-Komponenten über frei konfigurierbare Regelwerke umfangreiche Möglichkeiten, Ihre E-Mails automatisiert zu verarbeiten und somit wichtige Inhalte vorgangsbezogen und ganz bequem in die Geschäftsabläufe einzubeziehen und damit die Verzahnen der relevanten E-Mails mit den Geschäftsprozessen sicherzustellen.

Je nach Anforderung ermöglichen wir Ihnen die Kombination aus client- oder serverbasierter E-Mail-Archivierungsstrategie und über spezielle Zugriffsmechanismen können Sie jederzeit auch direkt aus dem E-Mail-System auf Ihre archivierten Daten zugreifen – und das sowohl für Microsoft Outlook als auch für IBM Lotus Notes.

Verträge digital verwalten und keine Fristen mehr versäumen

Der richtige Umgang mit hochsensiblen Daten ist ein weiterer Punkt, warum Sie sich für ein sicheres Enterprise-Content-Management System entscheiden sollten. Eine rechtsgesteuerte Verwaltung der in der Vertragsakte gespeicherten Dokumente und Daten ist dabei genauso unerlässlich wie vertragsspezifische Anforderungen im Berechtigungskonzept z.B. für vorgangsbezogene Rechte, temporäre Freigaben und die strikte Zugriffssteuerung von Vertragsdetails.

Mit einem leistungsfähigen Versions- und Revisionsmanagement und der Dokumentation der Änderungen wahren Sie so eine hohe Informationstransparenz Ihrer sensiblen Daten. Definieren Sie zur optimalen Verwaltung Verarbeitungsregeln, Abläufe sowie individuelle Masken und Ansichten  und schaffen Sie sich mit den Filter- und Reportfunktionalitäten einen schnellen Überblick über Vertragsverpflichtungen, Konditionsspannbreiten und vieles andere. Mit einer automatischen Wiedervorlage stellen Sie sicher, dass kein Termin mehr versäumt wird und Sie Verträge rechtzeitig kündigen, verlängern oder neu verhandeln können.