Einkauf


Ihr Gewinn liegt im Einkauf

Schaffen Sie mit avista.ERP® beste Voraussetzungen für ein effizientes Kostenmanagement mit hohem Einsparpotential!


Sie haben mit diesem Modul jederzeit die Möglichkeit systematisch Ihre Vorgänge im Einkauf zu steuern und damit flexibel und zuverlässig auf die unterschiedlichsten Anforderungen Ihrer internen und externen Kunden oder Ihrer Lieferanten zu reagieren.

Von der Bedarfsermittlung, der Bestellanforderung, über die Lieferantenauswahl, einer gezielten Bestellüberwachung und Kontrolle des Wareneingangs, bis hin zur Eingangsrechnungsprüfung, der Koordination des Mahnwesens, der Rücksendung von Waren bzw. der Erstellung von Lieferantengutschriften bieten wir Ihnen ein integriertes Einkaufsinformationssystem.


Den Bedarf ermitteln und optimal disponieren

Eine der wichtigsten Aufgaben Ihres Einkaufs ist die Beschaffung von kostengünstigen Materialien sowie das Einholen und Bewerten von bedarfsgerechten Angeboten.

Unter Berücksichtigung von Beschaffungszeiten, optimalen Losgrössen und minimalen / maximalen Beständen disponieren Sie den Bedarf als Basis für Ihre Beschaffung. Bestellanforderungen (BANF) erstellen Sie automatisch im Rahmen der Materialdisposition oder erfassen diese bei einer Direktbestellung über die Kostenstellen auch manuell.

Alle marktüblichen Dispositionsverfahren werden durch avista.ERP® optimal unterstützt, so löst z.B. ein kompletter Dispositionslauf alle Stücklisten und Bedarfsfälle neu auf und liefert diese Ergebnisse direkt in die Bestellanforderung oder an Ihre Produktion.

Einkauf


Features

  • Lieferkonditionen
  • Bestellhistorie
  • Mengen- und Rabattstaffeln
  • Preisentwicklung
  • Artikelspezifische Informationen
  • Lieferantenbewertung

Mit der richtigen Lieferantenauswahl Kosten sparen

Einfach und bequem können Sie über Ihre Lieferantenstammdaten nachvollziehen, bei welchem Lieferanten Sie welchen Artikel zu welchem Preis und in welcher Zeit bezogen haben.

Hinterlegen Sie deshalb im Lieferantenstamm spezifische Preise mit Mengenstaffeln und Gültigkeit, Rabattstaffeln, Produkt- oder Materialgruppen, Lieferzeiten und Lieferkonditionen, sowie die gesamte Bestellhistorie inklusive einer aussagekräftigen Lieferantenbewertung.

Die im Einkauf gewonnen Informationen über Preisentwicklungen, Lieferfähigkeit, Termintreue, Liefermodalitäten, Entwicklung der Stückzahlen usw., fließen in die anderen Module zurück, so dass beispielsweise Ihr Projektmanager jederzeit über Preise und Lieferzeiten Bescheid weiß und seine Projekte so optimal steuern kann.


Das Wesentliche – eine intelligente Bestellung

Ihre Mitarbeiter im Einkauf entscheiden aufgrund des Lieferanten-Informations-Systems, bei welchem Lieferanten die Ware bezogen werden soll. Mit avista.ERP® erfassen Sie einmalig eine Anfrage mit unterschiedlichen Artikeln und n-Lieferanten und versenden diese bequem per Knopfdruck.

Sie können unterschiedliche Positionen als Lagerauftrag, Produktionsauftrag oder Innenauftrag kennzeichnen und diese sowohl für Kundenaufträge als auch für Kostenträger bzw. Kostenstellen generieren. Nutzen Sie Rabattstaffeln und splitten Sie diese sinnvoll nach unterschiedlichen Lieferterminen, Kostenstellen oder Aufträgen.

Eingehende Angebote können Sie durch einen Bietervergleich in den Dimensionen Preis, Rabatte, Lieferzeit, Lieferkonditionen und Zahlungsbedingungen auswerten, vergleichen und durch unterschiedliche Statistiken visualisieren. Die wichtigsten Bestellkriterien sind so schnell auf einen Blick erkennbar und ermöglichen Ihnen transparente Vergleiche und eine schnellere Entscheidungen für Ihren Auftrag. Mit EDIFACT, E-Mail oder E-Fax versenden Sie Ihre Bestellung dann unkompliziert per Knopfdruck!

Specials

  • einmalige Anfrage mit variablen Artikeln an n-Lieferanten
  • einfacher Bietervergleich
  • Kennzeichnung nach Lager-, Produktions-, Innenauftrag
  • Kundenauftrag, Kostenträger oder Kostenstelle
  • Auftragsversand mit EDIFACT, E-Mail, E-Fax

Monitoring Liefertermine

Prozesstransparenz durch eine gezielte Bestellüberwachung

avista.ERP® unterstützt Ihren Einkauf bei der Terminüberwachung und Sicherung der disponierten Liefertermine: offene oder überfällige Bestellpositionen können Sie auf Grund fehlender Auftragsbestätigung oder überfälliger Lieferung anmahnen, mögliche Terminverschiebungen pflegen Sie direkt in der Bestellposition ein. Engpässe für Produktion und Fertigung werden so frühzeitig erkannt und Sie können notwendige Maßnahmen ergreifen, um entsprechend gegenzusteuern.


Wareneingang und damit verbundene Qualitätssicherung

Vergleichen Sie im Wareneingang die Daten der Bestellung mit den eingetroffenen Materialien. Kommissionieren Sie diese auf die einzelnen Aufträge und Lagerorte, buchen Sie direkt auf die relevanten Kostenstellen und drucken Sie mit dem Vorgangsabschluss automatisch Ihre Lageretiketten oder wegeoptimierte Einlagerungslisten aus.

Waren, die der Qualitätssicherungsprüfung unterliegen, können Sie direkt in einen speziellen QS-Sperrbestand oder manuell in das QS-Sperrlager buchen. Analog wird so auch mit unvorhergesehenen Wareneingängen verfahren, denen keine schriftliche oder telefonische Bestellung zugrunde liegt. Reklamationen bearbeiten Sie direkt und veranlassen die Rücksendung der mangelhaften Ware.

Lieferung

  • Qualitätssicherung
  • automatisches Erstellen von Lageretiketten
  • manuelle Erfassung auf ein QS-Sperrlager
  • wegeoptimierte Einlagerungslisten

Lieferantenrechnungen und Gutschriftsverfahren

Den Schlusspunkt des Beschaffungsprozesses stellt die Rechnungsprüfung dar. Sie kontrollieren im Rahmen der Eingangsrechnungsprüfung, ob der Bestellpreis mit dem fakturierten Preis übereinstimmt. Eventuell notwendige Preiskorrekturen übergeben Sie direkt an die Lagerbuchhaltung.

Und zur Optimierung der Produktivität legen Sie aus der Positionserfassung jederzeit neue Lieferkonditionen an, pflegen die Einkaufspreise und erfassen die Rücksendung sowie die Lieferantengutschrift im Dokumentenmanagementsystem.

Rahmenvertragsverwaltung

Damit Sie die Verlängerung bzw. den Neuabschluss Ihrer Rahmenverträge nicht vergessen, bieten wir Ihnen mit avista.ERP® eine mengen- und zeitgesteuerte Erinnerungsfunktion an. So verbessern Sie Ihre Planungssicherheit gerade bei Ihren wichtigsten Lieferanten und können dadurch gezielt disponieren.


Ihre Checkliste auf einen Blick

 

Belegarten

  • Bestellanforderung
  • Anfrage
  • Bestellung
  • Wareneingang
  • Eingangsrechnung
  • Rückgabe
  • Lieferantengutschrift
  • Rahmenverträge
    • Funktionalitäten

      • Bestellanforderung: Erfassung maschinell aus der Materialdisposition oder manuell
      • Kennzeichnung der Bestellung auf Lager, Fertigungsauftrag / interner Auftrag / Kostenträger, Kostenstelle, Kundenauftrag
      • Splitten der Bestellposition auf unterschiedliche Produktionsaufträge / Innenaufträge / Kostenstellen, Liefertermine
      • Bestellerfassung: Übernahme aus der Bestellanforderung (manuell oder aus Disposition), Lagerartikel, Textartikel (Einmalartikel)
      • Anlegen neuer Lieferkonditionen direkt aus der Bearbeitung von Bestellanforderungen, der Bestellerfassung und aus der Rechnungsprüfung
      • Terminierung auf Kopf- und Positionsebene getrennt möglich
      • Erfassen der Lieferantenauftragsbestätigung mit bestätigtem Preis bzw. Termin
      • Freie Felder für Kommentare je Bestellposition ( papierloses Büro, Transparenz)
      • Lieferanten-Mahnung auf Grund fehlender Auftragsbestätigung bzw. Lieferung
      • Integration von Bildern, Grafiken und Tabellen
      • Druckvorschau (WYSIWYG)
      • Druckoutput auf Papier, Fax, eMail
      • Unterstützung elektronischer (eProcurement ) durch Ausgabe in XML / CSV / ASCII